Löschen erlaubt – E-Mails bearbeiten

Sie kennen es vermutlich auch, Ihr E-Mail-Postfach quillt über. Vor allem, wenn man aus dem Urlaub wiederkommt. Erst einmal einen Überblick verschaffen und alle E-Mails überfliegen, bevor es ans Abarbeiten geht.

Hier ein paar Tipps um E-Mails schneller und effizienter abzuarbeiten:

  1. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die E-Mails. Unerwünschte Werbung und Spam erkennt man meistens schon an der Betreffzeile. Diese E-Mails können und sollten sofort gelöscht werden, damit Sie keine unnötige Zeit damit verbringt. Erhalten Sie Newsletter, die Sie abonniert haben, aber nicht mehr erhalten wollen? Dann nutzen Sie jetzt die Gelegenheit und bestellen Sie diese ab. In den meisten Newslettern ist am Ende der Mail ein Link zum Abbestellen.
  2. Öffnen Sie eine E-Mail nach der anderen und entscheiden Sie, ob Sie diese sofort beantworten können, oder ob das Abarbeiten zeitintensiv ist.
    • Können Sie auf die E-Mail sofort antworten? Perfekt, eine E-Mail weniger.
    • Können Sie die E-Mail nicht sofort beantworten?
      Dann legen Sie die E-Mail als Aufgabe in Ihrem E-Mail-Programm ab. Ziehen Sie die E-Mail einfach in den Aufgabenbereich und es öffnet sich automatisch eine neue Aufgabe. Sie können ein Datum hinterlegen und werden an die Aufgabe und die unbeantwortete E-Mail erinnert.
E-Mails können in Aufgaben umgewandelt werden, damit Sie automatisch daran erinnert werden.
Legen Sie fest, wann Sie an die E-Mail erinnert werden möchten.

So gehen Sie Ihren kompletten Posteingang durch. Erledigte E-Mails sollten Sie in den entsprechenden Ordnern ablegen. Hierzu noch ein paar Hinweise.

E-Mail Ablage

Ablage-Ordner sorgen für eine besser Übersicht.

Legen Sie sich Ablage-Order an, in die Sie die E-Mails verschieben. Dies sollten in der ersten Ebene übergeordnete Ordner sein wie z. B. „Kunden“, „Lieferanten“, „Steuerberater“, „Marketing“, „Verwaltung“. Achten Sie darauf, dass es nicht zu viele Ordner werden, denn umso unübersichtlicher wird es. In weiteren Unterordnern können Sie mehrere Ordner anlegen und z. B. Ordner für Hauptkunden oder Lieferanten anlegen. So haben Sie Ihr Postfach sortiert und sollten Sie eine E-Mail suchen, finden Sie diese schneller.

Suchfunktion

Suchen Sie eine E-Mail, verwenden Sie die Suchfunktion in den Ordnern. Jedes E-Mail-Programm hat eine Suchfunktion. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten:

  1. Direkte Sucheingabe oberhalb der E-Mails
    • Sie suchen nach dem Betreff (vorausgesetzt Sie kennen ihn)
    • Sie suchen nach dem Absender oder Empfänger
    • Oder auf das Lupen-Symbol klicken dann öffnet sich die Suchfunktion
  1. Suchfunktion
    • Wählen Sie zwischen „allen Postfächern“ oder „aktuellem Postfach“
    • „Von“: Suche nach dem Namen des Empfängers oder Absenders
    • „Betreff“: Suche nach einem Betreff
    • „Hat Anhang“: Suche nach allen Dateien mit Anhang oder nach dem Namen des Anhangs
    • „Diese Woche“: Suche nach dem Zeitraum der E-Mail. Die Auswahl gibt verschiedene Auswahl-Zeiträume an.
    • Die Suchfunktionen können konkretisiert werden, indem sie kombiniert werden.

Berücksichtigen Sie die Tipps, sparen Sie Zeit und haben eine bessere Übersicht. Das Risiko, dass eine E-Mail übersehen wird, wird damit auch verringert.

Haben Ihnen diese Tipps geholfen? Oder brauchen Sie weitere Hilfe? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar!

2 Antworten auf „Löschen erlaubt – E-Mails bearbeiten“

  1. Haĺlo u guten Tag,
    (wie) kann man auf evtl vorschnell gelöschte Email zurückgreifen? Lassen sie sich wiederherstellen oder ist gelöscht unwiderbringlich gelöscht?

    Freue mich auf eine Antwort, danke!

    Elke

    1. Hallo Elke,
      wenn du Outlook benutzt und die E-Mail noch im Papierkorb ist, kann sie problemlos wiederhergestellt werden. Ist sie schon aus dem Papierkorb entfernt ist es schwieriger bzw. nicht mehr möglich. Teilweise gibt es im Outlook die Funktion gelöschte E-Mails wiederherstellen.
      Probier‘ es sonst einmal über die Web-Oberfläche. Bei Web.de oder vielen anderen Anbietern liegen gelöschte Mails noch einige Zeit im Papierkorb. Dort kannst du auch die Zeit einstellen, nach der die Mails endgültig gelöscht werden.
      Lieben Gruß
      Imke

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