Löschen erlaubt – E-Mails bearbeiten

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• 2 Kommentare zu Löschen erlaubt – E-Mails bearbeiten
• Posted on 30. August 20206. Januar 2023
• by Imke

Du kennst es vermutlich auch, dein E-Mail-Postfach quillt über. Vor allem, wenn du aus dem Urlaub wiederkommt. Erst einmal einen Überblick verschaffen und alle E-Mails überfliegen, bevor es ans Abarbeiten geht.

Hier ein paar Tipps um E-Mails schneller und effizienter abzuarbeiten:

1. Verschaffe dir einen Überblick über die E-Mails. Unerwünschte Werbung und Spam erkennt man meistens schon an der Betreffzeile. Diese E-Mails können und sollten sofort gelöscht werden, damit du keine unnötige Zeit damit verbringst. Erhältst du Newsletter, die du abonniert hast, aber nicht mehr erhalten möchtest? Dann nutze jetzt die Gelegenheit und bestelle den Newsletter ab. In den meisten Newslettern ist am Ende der Mail ein Link zum Abbestellen.
2. Öffne eine E-Mail nach der anderen und entscheide, ob diese sofort beantwortet werden kann, oder ob das Abarbeiten zeitintensiv ist.
   • Kannst du auf die E-Mail sofort antworten? Perfekt, eine E-Mail weniger.
   • Kannst du die E-Mail nicht sofort beantworten?
     Dann lege die E-Mail als Aufgabe in deinem E-Mail-Programm ab. Ziehe die E-Mail einfach in den Aufgabenbereich und es öffnet sich automatisch eine neue Aufgabe. Du kannst ein Datum hinterlegen, dann wirst du an die Aufgabe und die unbeantwortete E-Mail erinnert.

So gehst du deinen kompletten Posteingang durch. Erledigte E-Mails solltest du in den entsprechenden Ordnern ablegen. Hierzu noch ein paar Hinweise.

E-Mail Ablage

Legen dir Ablage-Order an, in die du die E-Mails verschiebst. Dies sollten in der ersten Ebene übergeordnete Ordner sein wie z. B. „Kunden“, „Lieferanten“, „Steuerberater“, „Marketing“, „Verwaltung“. Achte darauf, dass es nicht zu viele Ordner werden, denn umso unübersichtlicher wird es. In weiteren Unterordnern kannst du mehrere Ordner anlegen und z. B. Ordner für Hauptkunden oder Lieferanten anlegen. So hast du dein Postfach sortiert und solltest du eine E-Mail suchen, findest du diese schneller.

Suchfunktion

Suchst du eine E-Mail, verwende die Suchfunktion in den Ordnern. Jedes E-Mail-Programm hat eine Suchfunktion. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Direkte Sucheingabe oberhalb der E-Mails
   • Du suchst nach dem Betreff (vorausgesetzt Sie kennen ihn)
   • Du suchst nach dem Absender oder Empfänger
   • Oder auf das Lupen-Symbol klicken dann öffnet sich die Suchfunktion

2. Suchfunktion
   • Wähle zwischen „allen Postfächern“ oder „aktuellem Postfach“
   • „Von“: Suche nach dem Namen des Empfängers oder Absenders
   • „Betreff“: Suche nach einem Betreff
   • „Hat Anhang“: Suche nach allen Dateien mit Anhang oder nach dem Namen des Anhangs
   • „Diese Woche“: Suche nach dem Zeitraum der E-Mail. Die Auswahl gibt verschiedene Auswahl-Zeiträume an.
   • Die Suchfunktionen können konkretisiert werden, indem sie kombiniert werden.

Berücksichtigst du die Tipps, sparst du dir Zeit und hast eine bessere Übersicht. Das Risiko, dass eine E-Mail übersehen wird, wird damit auch verringert.

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