Teil 4: Aufgabenquadrant – Du weißt nicht wie du deine Aufgaben alle erledigen sollst und welche Aufgaben du an eine virtuelle Assistenz abgeben könntest?

Hier ein paar Tipps für deine Herangehensweise.

Du solltest dir bei jeder Aufgabe die folgenden zwei Fragen stellen:

  1. Ist es wichtig oder unwichtig?
  2. Ist es dringend oder nicht dringend?

Deine Antwort lässt sich somit einem Quadranten zuordnen.

  1. Quadrant: hier handelt es sich um unternehmerische Grundaufgaben und -entscheidungen, die oft ein schnelles und zielorientiertes Handeln erfordern. Oft wird dies durch Krisen und Probleme hervorgerufen und stellt einen vor neue Herausforderungen.
    Bsp.: Eine deiner wichtigsten Maschinen ist defekt und es muss eine neue angeschafft werden. Es muss zeitnah eine Maschine inkl. Finanzierungsplan her.
  2. Quadrant: Dies sind ebenfalls wichtige unternehmerische Aufgaben und Entscheidungen, die jedoch planbar und terminierbar sind.
    Bsp.: Die Umsatz- und Zielplanung muss erstellt werden. Welche Umsätze konntest du bisher wie erreichen? Erreiche ich mein festgelegtes Ziel? Was kann ich machen um mein Ziel weiterhin zu verfolgen oder muss ich mein Ziel anpassen? Dies sind vorhersehbare und planbare Aufgaben für dich.
  3. Quadrant: dies sind Aufgaben, die erledigt werden müssen, aber delegiert werden sollten. Hier komme ich ins Spiel. Du hast vorbereitende Buchführungsaufgaben, offene Kunden-Rechnungen, Marketing-Ideen und/ oder eine Veranstaltung zu planen? Diese Aufgaben kannst du problemlos delegieren und hast somit Zeit für die ersten zwei Quadranten gewonnen.
  4. Quadrant: dies sind oft Aufgaben, die „schon immer so gemacht“ wurden. Hier hilft es einen neuen Blick zu bekommen und zu überlegen, ob diese Aufgaben überhaupt notwendig sind oder ob man sie optimieren kann. Auch hier helfe ich dir gerne!

Hat dir mein Beitrag geholfen? Hast du Aufgaben, bei denen du Hilfe brauchst? Dann melde dich gerne bei mir. Ich freue mich auf deine Anfrage.

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Teil 3: Ist es sinnvoll, Arbeiten an eine virtuelle Assistenz abzugeben?

Selbstständigkeit bedeutet nicht, dass man alles selber machen muss. Gib Arbeit ab, damit du effektiver wirst. Hier ein paar Fragen, die dir bei der Entscheidung helfen sollen:

  • Dein Business wächst und wächst und du merkst, dass du im Chaos versinkst und dir alles über den Kopf wächst?
  • Du sitzt Tag für Tag von morgens bis abends im Büro und hast keine Zeit mehr für dich und deine Familie?
  • Du hast Arbeitsabläufe, die optimiert werden könnten, um effizienter zu arbeiten?
  • Du hast Routineaufgaben, die du abgeben könntest und solltest, damit du effektiver arbeitest?
  • Du hast Marketing-Ideen, für deren Umsetzung du keine Zeit hast?

Wenn du eine dieser Fragen mit „Ja“ beantworten kannst, dann melde dich gerne bei mir. Solltest du Angst davor haben, Aufgaben abzugeben oder vertrauliche Informationen an einen Dritten abzugeben, dann kann ich dich beruhigen. Du behältst weiterhin die Kontrolle! Wir überlegen zusammen, wie ich dich effektiv unterstützen kann! Lass dir helfen, damit du dich auf die wesentlichen Arbeiten konzentrieren kannst!

Ich freue mich auf deine Anfrage.

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Teil 2: Gründe für eine virtuelle Assistenz

# Zeit

Ein Unternehmen bringt viele Aufgaben mit sich. Sie haben langfristig viele Aufgaben, die Sie nach Feierabend oder am Wochenende erledigen? Oder Sie haben temporär einen Auftragsanstieg und wissen nicht, wie Sie ihn bewältigen sollen? Gewinnen Sie Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben und Arbeiten. Oder gewinnen Sie wertvolle Freizeit, um neue Energie zu tanken. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernkompetenz und die Arbeit, die Ihnen am Herzen liegt, und gehen Sie den Schritt, Aufgaben abzugeben. Niemand schafft alles alleine.

# externes Fachwissen

Keiner weiß alles und keiner kann alles. Jeder Mensch hat Stärken und Schwächen – das ist auch gut so. Zudem ist der Blick von außen viel wert um Betriebsblindheit zu vermeiden und sich weiterzuentwickeln. Viele Gründe, die für eine virtuelle Assistenz sprechen. Lassen Sie es zu und profitieren Sie von neuen Ideen, der Optimierung von Arbeitsabläufen und geben Sie Arbeiten ab, die Sie nicht gerne machen oder nicht können.

# Produktivität

Wer kennt das nicht: Zu viele Dinge um die Ohren, den Kopf voll und die ersten Aufgaben laufen schief oder wurden vergessen. Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Aufgaben, geben Sie andere Aufgaben ab und steigern Sie dadurch Ihre Produktivität.

# Flexibilität

Sie haben aktuell viel um die Ohren, wollen sich aber nicht langfristig binden? Es gibt nur ein Projekt, bei dem Hilfe benötigt wird? Kein Problem! Durch eine virtuelle Assistenz ist man flexibel und kann auf jedes Ereignis reagieren.

# Kostenkontrolle

Sie haben jederzeit eine Kosten- und Zeitkontrolle. Die Stunden werden vorher vertraglich festgelegt, damit es keine Überraschungen gibt. So können Sie und auch ich planen. Sie können mit fixen Kosten für die Aufgabe oder das Projekt planen und kalkulieren. Sie sparen Kosten, da Sie kein festes Personal einstellen und keinen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen müssen.

# Verschwiegenheit

Die ist für mich selbstverständlich! Gerade im kaufmännischen Bereich erhält man viele Einblicke in ein Unternehmen. Diese Einblicke behandle ich mit höchster Verschwiegenheit und werde keine direkten Wettbewerber innerhalb kurzer Zeit unterstützen.

# Motivation

Ich bin hochmotiviert, Sie in Ihrem Business zu unterstützen. Denn wenn meine Kunden zufrieden sind, bin ich es auch. Und nur so kann ich meine Selbstständigkeit vorantreiben.

Auch wenn Sie aktuell nicht genau wissen, wie eine Zusammenarbeit aussehen kann, kein Problem. Kontaktieren Sie mich und wir überlegen zusammen, wie ich Sie unterstützen kann. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme.

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