Aufgabenquadrant – Du weißt nicht wie du deine Aufgaben alle erledigen sollst und welche Aufgaben du an eine virtuelle Assistenz abgeben könntest?
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Hier ein paar Tipps für deine Herangehensweise.
Du solltest dir bei jeder Aufgabe die folgenden zwei Fragen stellen:
1. Ist es wichtig oder unwichtig?
2. Ist es dringend oder nicht dringend?
Deine Antwort lässt sich somit einem Quadranten zuordnen.
1. Quadrant:
Hier handelt es sich um unternehmerische Grundaufgaben und -entscheidungen, die oft ein schnelles und zielorientiertes Handeln erfordern. Oft wird dies durch Krisen und Probleme hervorgerufen und stellt einen vor neue Herausforderungen.
Bsp.: Eine deiner wichtigsten Maschinen ist defekt und es muss eine neue angeschafft werden. Es muss zeitnah eine Maschine inkl. Finanzierungsplan her.
2. Quadrant:
Dies sind ebenfalls wichtige unternehmerische Aufgaben und Entscheidungen, die jedoch planbar und terminierbar sind.
Bsp.: Die Umsatz- und Zielplanung muss erstellt werden. Welche Umsätze konntest du bisher wie erreichen? Erreiche ich mein festgelegtes Ziel? Was kann ich machen um mein Ziel weiterhin zu verfolgen oder muss ich mein Ziel anpassen? Dies sind vorhersehbare und planbare Aufgaben für dich.
3. Quadrant:
Dies sind Aufgaben, die erledigt werden müssen, aber delegiert werden sollten. Hier komme ich ins Spiel. Du hast vorbereitende Buchführungsaufgaben, offene Kunden-Rechnungen, Marketing-Ideen und/ oder eine Veranstaltung zu planen? Diese Aufgaben kannst du problemlos delegieren und hast somit Zeit für die ersten zwei Quadranten gewonnen.
4. Quadrant:
dies sind oft Aufgaben, die „schon immer so gemacht“ wurden. Hier hilft es einen neuen Blick zu bekommen und zu überlegen, ob diese Aufgaben überhaupt notwendig sind oder ob man sie optimieren kann. Auch hier helfe ich dir gerne!
Hat dir mein Beitrag geholfen? Hast du Aufgaben, bei denen du Hilfe brauchst? Dann melde dich gerne bei mir.