Einfache Tipps zum papierminimierten Arbeiten
Du hast ständig einen Wust Papier auf deinem Schreibtisch? Du findest zwar alles wieder (bin immer wieder beeindruckt, wie man aus einem Stapel den richtigen Zettel auf anhieb herausziehen kann. :-)) aber du verlierst auch den Überblick über deine Zettel-Wirtschaft? Du hast viele Post-it-Zettel an deinem Monitor, mit Aufgaben, an die du denken musst?
Hier habe ich ein paar Tipps, wie du in nur wenigen Schritten und mit ein bisschen Umgewöhnung Papier einsparen kannst.
E-Mails ausdrucken
Druckst du deine E-Mails aus um sie als Notiz zu deinen Unterlagen zu heften?
Tipp: Richte dir auf dem Server, deinem PC oder im Outlook Ordner ein. Jetzt kannst du deine E-Mail und alle anderen Dokumente, die dir wichtig sind, darin abspeichern und hast immer alles direkt vorliegen.
Druckst du Bestellungen, die per E-Mail kommen, aus, um sie nachher wieder im System einzugeben?
Tipp: Teile deinen Bildschirm oder bestenfalls hast du zwei Monitore. Auf den einen Bildschirm kommt die Bestellung, die du per Mail bekommen hast und in den anderen Bildschirm kommt dein Erfassungsprogramm. So kannst du die Bestellung erfassen, ohne die Bestellung auszudrucken. Du möchtest dir Notizen machen? Auch dafür gibt es eine Lösungen. Z. B. kannst du in PDF-Dateien problemlos Notizen ergänzen. Wenn du die Datei anschließend in deinem Online-Ordner speicherst, hast du alles was du brauchst, nur digital.
Auftragsbestätigung ausdrucken
Du druckst deine Auftragsbestätigungen aus, um Sie anschließend einzuscannen und per Mail zu verschicken oder du verschickst sie per Post?
Tipp: Wähle als Drucker den Microsoft Print to PDF aus, damit du eine PDF-Datei erhältst. Anschließend kannst du die PDF-Datei per Mail an deinen Kunden schicken.
Ausgangsrechnungen ausdrucken
Du druckst deine Rechnungen aus und verschickst sie anschließend per Post?
Tipp: Sprich mit deinem Kunden, ob du die Rechnung per Mail schicken kannst. Heute sind viele Firmen dafür dankbar, da sie die Rechnung digitalisiert haben und besser bearbeiten können.
Eingangsrechnungen drucken
Werden bei dir die Eingangsrechnungen, die per E-Mail eingehen, ausgedruckt? Auch hierfür gibt es digitale Lösungen.
Tipp: Sprich mit deinen Lieferanten, ob sie dir die Rechnungen per Mail schicken können. So spart auch dein Lieferant Kosten. Du kannst eine separate E-Mail-Adresse einrichten (z.B. Rechnung@…). Bei Datev, Sevdesk und auch sicherlich bei einigen anderen Programmen ist es möglich, dass die Mail direkt an dein Programm weitergeleitet wird. Du kannst die Rechnung dann online bearbeiten, überweisen und deinem Steuerberater zur Verfügung stellen.
Trello (es gibt auch viele Alternativen!)
Du hast zig Zettel an deinem Monitor, auf deinem Schreibtisch und verlierst den Überblick über all die Dinge, an die du denken musst?
Tipp: Deinen „to-do“-Wust kannst du ganz einfach mit Trello oder anderen Aufgaben- und Verwaltungs-Tools in den Griff bekommen. Du kannst Kategorien bilden, Aufgaben anlegen und mit Kollegen teilen und bearbeiten.
Wenn du diese Tipps umsetzt, sparst du Zeit und Papier. Ich hoffe, ich konnte dir mit den Tipps helfen!