Papierloses Arbeiten?
Papierloses Arbeiten… für viele ein Wunsch, aber in der Realität schwer umzusetzen und für manche eine grausame Vorstellung. Für alle, die noch nicht überzeugt sind, weniger Papier zu verwenden, hier eine paar Denkansätze.
1. Druck- und Papierkosten werden gespart.
Angenommen ein bedrucktes Blatt Papier kostet 6 Cent und du kannst pro Tag 15 Seiten einsparen, dann würdest du pro Tag 90 Cent sparen und aufs Jahr gerechnet sind das 207 €. Das sind lediglich deine persönlichen Druck-Kosten. Rechne das jetzt auf dein Kolleg:innen/ Mitarbeiter:innen hoch.
2. Verschickst du deine Rechnungen per Post?
Unternehmen können ihre Rechnungen digital erfassen, dadurch sparst du dir den Druck, das Papier, den Briefumschlag und das Porto. Frag doch bei deinen Kund:innen einmal nach, ob du die Rechnung per Mail verschicken kannst. Fragen kostet nichts!
3. Digitalisierung
Gerade in den letzten zwei Jahren hat Digitalisierung an Bedeutung gewonnen. Du kannst jederzeit flexibel von überall mit einem Firmen-Notebook auf die Unterlagen und archivierten Daten zugreifen und das sogar parallel mit deinen Kolleg:innen. So sparst du dir das kiloweise Unterlagen-Schleppen zwischen Büro und Homeoffice.
4. Effizienteres Arbeiten durch Ablaufoptimierung
Wenn du deine Unterlagen in digitaler Form zur Verfügung hast, kannst du über die Suchfunktion Dateien viel schneller finden, statt deinen Papierstapel durchzublättern. Auch die Korrespondenz mit dem Steuerbüro erfolgt viel schneller und es entstehen keine unnötigen Wege, wenn Unterlagen zum Steuerbüro gebracht werden müsse.
5. Zentrale Ablage; Kosten sparen
Mal ehrlich, wer sortiert und bearbeitet schon gerne die Ablage? Deine ausgedruckten Unterlagen stapeln sich, du musst die Unterlagen sortieren, in Ordnern abheften und die Ordner müssen anschließend ins Archiv geschleppt werden. Wenn du dann Unterlagen suchst, musst du wieder ins Archiv und dir die Ordner suchen. Mich hat das immer genervt. Deswegen habe ich mich über alle Unterlagen gefreut, die digital waren. Ein weiterer Vorteil ist, dass das Lager reduziert werden kann und ggf. auch Miete gespart wird oder der Raum anderweitig genutzt werden kann.
Ich hoffe, ich konnte dir Denkanstöße geben. Es ist schwierig von dem einen Extrem ins andere zu kommen. Deswegen sollte der Weg zum papierlosen Arbeiten erst einmal zum papierminimierten Arbeiten sein.
Wie das funktioniert? Wenn du und deine Kolleg:innen bzw. deine Mitarbeiter:innen bereit dafür sind, ist der wichtigste Schritt schon erledigt.
Gerne gebe ich dir weitere Hilfestellung, damit du Schritt für Schritt weniger Papier verbrauchst.