Der Weg zum papierminimierten Arbeiten
Vielleicht konnte ich dich durch meinen letzten Blog zum papierminimierten Arbeiten anstoßen. Ich gebe dir hier ein paar Hilfestellungen.
Das Wichtigste ist, dass die meisten Mitarbeiter:innen dahinterstehen. Es bringt nichts, wenn jemand jahrelang mit Papier und Stift gearbeitet hat und sich gegen die Digitalisierung wehrt. Vielleicht kann man einzelne Mitarbeiter:innen mit der Zeit Schritt für Schritt überzeugen, wenn sie sehen, dass die Digitalisierung gar nicht so schwer ist.
Bestandaufnahme
Werde dir im klaren darüber, wie der aktuelle Ist-Zustand ist und wie der Soll-Zustand aussehen soll. Dokumentiere alle Abläufe.
Ein Konzept muss her
Welche Arbeiten können digitalisiert werden? Welche Ideen haben deine Mitarbeiter:innen? Welche Programme verwendest du und was können die Programme? Ist es sinnvoll, eine Mitarbeiter:innen- Schulung durchzuführen? Müssen neue Programme gekauft werden?
Um diese Fragen zu beantworten solltest du auf jeden Fall die Mitarbeiter:innen mit ins Boot nehmen. Sie müssen den Weg mitgehen und haben oft selber gute Ideen und Ansätze. Zudem ist man viel motivierter neue Abläufe umzusetzen, wenn man selber dazu beigetragen hat. Ich finde, es gibt nichts schlimmeres als einfach etwas „Neues“ umsetzen zu müssen, in dessen Planung man nicht einbezogen wurde.
Scanner
Du solltest in einen guten Scanner investieren, der einen Seiteneinzug hat. So muss man nicht jede Seite einzeln umdrehen und in den Scanner legen. Auch wenn so ein Scanner etwas teurer ist, spart er nachher viel Zeit (und Geld).
Speicherlösungen
Es gibt externe Cloud-Anbieter, bei denen deine Daten auf externen und sicheren Servern gespeichert werden. Als Alternative gibt es auch die Möglichkeit, eigene Server zu benutzen. Dazu fragst du am besten bei deinem IT-Dienstleister nach, der sollte dich gut beraten können.
Buchhaltung
Nutzt du schon digitale Lösungen um deine Rechnungen zu schreiben? Programme wie Datev, Lexware, Lexoffice oder Sevdesk haben viele Vorteile (hier nur eine kleine Auflistung; es gibt noch viele mehr – halte am Besten Rücksprache mit deinem Steuerberater). Je nach Programm und Lizenz umfassen sie Kundendatenpflege, Angebotsverwaltung, Rechnungsstellung, Mahnwesen bis hin zur Verbuchung der Rechnungseingänge.
Online-Kalender
Nutzt du für deine Terminplanung bereits Online-Kalender oder hast du noch klassisch deinen Papierkalender? Der Vorteil von Online-Kalendern ist, dass du Termine per Mail weiterleiten und dazu einladen kannst.
Projekt- und Arbeitsorganisation
Tools wie Trello, Meister Task, Asana oder Podio helfen dir und deinem Team, sich untereinander bei Projekten auszutauschen und immer auf dem neusten Stand zu sein. Und das alles ganz ohne Zettelchen.
Wenn du dir zu diesen Punkten Gedanken gemacht hast und dies organisiert hast, steht dem papierminimierten Arbeiten nichts mehr im Wege.
Fang mit und mit an, die einzelnen Bereiche umzustellen. Es geht nicht alles auf einmal.
Ich hoffe, ich konnte dir helfen. Solltest du noch Fragen haben oder Hilfe benötigen, kannst du mich gerne kontaktieren.